TRABAJO COLABORATIVO

A partir de la llegada de las computadoras personales al ambiente empresarial se inició una nueva revolución. Uno de los cambios más drásticos fue el incremento en la velocidad de procesamiento de los datos. Desde los años 60s se tenía la necesidad de compartir recursos de cómputo, como la memoria, las unidades de almacenamiento y principalmente el procesador; pero no se compartía la información, ya que existían diferentes barreras que lo impedían, como las distancias entre oficinas o los diferentes sistemas operativos. Con la llegada de Internet algunas barreras se rompieron, con este avance tecnológico se logró compartir información pero no se podían realizar las actividades que necesitan colaboración, a partir de esta necesidad se comenzó a trabajar en un nuevo tipo de tecnología: el software colaborativo. Dentro de este tipo de software se encuentra: el Groupware y el Workflow, ya que estas tecnologías son comúnmente utilizadas dentro del ámbito empresarial, se analizará primero el software colaborativo Groupware y después nos centraremos en el Workflow, sobre el cual enfocaremos nuestra atención. Groupware El Groupware es un tipo de software colaborativo que ayuda a grupos de trabajo a realizar sus actividades a través de una red. Formalmente se puede definir al groupware de la siguiente manera: Las características más importantes de los groupware son: • Proveer de un ambiente de colaboración, en el que realmente se perciba que el trabajo en grupo se lleva a cabo. • Mantener la información en un solo sitio común para todos los miembros. • Interactuar con otros usuarios, de forma escrita, voz o video. Los groupware se pueden clasificar en base a: Tiempo y espacio. En base al tiempo se clasifican en sincrónicos y asincrónicos; y en base al espacio, pueden estar en el mismo lugar o en forma distribuida. Las aplicaciones típicas de los groupware sincrónicos (los cuales soportan aplicaciones en tiempo real) son: pizarrones compartidos, teleconferencia, chat y sistemas de toma de decisiones. Algunos ejemplos de aplicaciones típicas de los groupware asincrónicos son: e-mail, newsgroups, calendarios y sistemas de escritura colaboraciones. Los groupware se están volviendo más populares dentro de las empresas, ya que resulta más barato instalar una Intranet y comprar o implementar un sistema de colaboración a estar transportando personal de un lugar a otro. Además si se necesita tomar una decisión urgente y las personas se encuentran en diferentes partes del mundo, para cuando se reúnan la decisión posiblemente ya no funcione, o peor aún que la empresa quiebre; con los groupware esto no pasaría, ya que se pueden tomar decisiones sin importar la distancia entre cada miembro del equipo. Es por esto que los groupware deben proporcionar tres funciones esenciales dentro de un grupo, llamadas las tres C's: • La Comunicación, es la función más importante del groupware, ya que es el medio en que la informaciones compartida. • La Colaboración, utilizada para unir la cooperación y resolver problemas de negocios o alguna actividad empresarial. Proporciona la ventaja de resolver problemas de las asambleas tradicionales como: lugar y tiempo para la realización de la misma o la disponibilidad de información. Además de mejorar la eficiencia en la toma de decisiones con la contribución de todos los miembros del grupo. • La Coordinación, es la acción de asegurar que el equipo está trabajando eficientemente y en conjunto para alcanzar una meta. Esto incluye la distribución de tareas y revisión de su ejecución. Al unir estas tres características dentro del groupware la información fluye más rápidamente, y con precisión, existen menos barreras entre cada departamento, se mejora la toma de decisiones y sobre todo se mejora el servicio al cliente. Como se puede ver un groupware tiene características que lo hacen una gran inversión para los negocios, se pueden crear grupos de discusión, compartir documentos, realizar videoconferencias, etc. Para realizar todo esto es necesario contar con una Intranet o una conexión a Internet y poder comunicar las máquinas clientes con el servidor de las aplicaciones groupware. Es muy confuso distinguir entre groupware y workflow, esto surge desde que los workflow´s son considerados como una función o un subconjunto de los groupware. Una definición estricta dice que todos los tipos de groupware deben incluir un elemento de colaboración, pero esto no es necesario en los sistemas workflow, algunas veces son utilizados para tareas individuales que no están directamente en colaboración. http://www.utm.mx/edi_anteriores/pdf/nfnotas518.pdf